Você chega à empresa cheio de vontade de trabalhar. Olha os e-mails, atende telefonemas, despacha malotes, faz uma reunião rápida e… já é meio-dia. Nesse momento, você se pergunta: o que realmente produzi nesse período?. Viver nesse estado deve ser considerado algo grave, pois demonstra que a pessoa está com problemas de produtividade. Para reverter esse cenário, selecionei oito dicas práticas que vão ajudar a aumentar o rendimento no trabalho. São ações simples e qualquer um consegue aplicar no dia a dia. Confira:

Controle – Se você quer aumentar o seu rendimento, o primeiro passo é saber exatamente de que forma está gastando seu tempo. Essa informação pode dizer muito. Monitore suas horas de trabalho por alguns dias – uma semana é o suficiente. Depois, use as informações obtidas para descobrir como trabalhar de maneira mais produtiva.

Foco – O hábito que mais atrapalha o rendimento é multitarefar. Pode até parecer que se está produzindo mais, porém, a qualidade será pior. A chance de erro é grande e terá que refazer algo em algum momento. E, mesmo que não cometa equívocos, você precisará de mais tempo para completar uma tarefa simples se não estiver concentrado nela. Foque em apenas uma tarefa de cada vez, não aceite interrupções. 

Delegar – Se você tiver dez tarefas para entregar, é provável que não consiga fazer tudo sozinho. A melhor maneira de lidar com altas demandas, em um prazo curto, é desenvolver a habilidade de delegar. Para isso, é preciso conhecer bem cada um da equipe. Assim será possível distribuir as tarefas entre os funcionários que apresentam o perfil necessário. Além disso, esses profissionais estão assumindo a responsabilidade pelo resultado, portanto, também precisam ter autonomia para desenvolver o trabalho da maneira que consideram mais adequada.

Relacionamento – Contar com sua equipe será um grande reforço para melhorar seu rendimento. No ambiente de trabalho há muita pressão, muita política, e desenvolver um bom relacionamento com colegas de outros setores representa uma vantagem. Com isso, você consegue agilizar seu trabalho naqueles momentos em que depende dessas pessoas. Por exemplo, imagine que quer entregar um relatório comercial, mas precisa que o gestor de finanças avalie os números. Se o seu relacionamento com esse gestor for positivo, ele vai priorizar sua solicitação. Do contrário, você pode esperar algum tempo.

Prioridades – Com uma agenda cheia, chega um momento em que você começa a escolher o que será realmente possível realizar (se ainda não está escolhendo, é possível que esteja afogado em um oceano de projetos, sem completar nenhum). Para essa escolha, é preciso estabelecer prioridades. Primeiro, qual sua meta nesse momento. Depois, analise cada uma das tarefas de sua lista. Será que ler seus e-mails vai ter mais impacto do que elaborar uma proposta para um cliente? Será que elaborar uma proposta vai gerar mais efeito do que fazer aquela reunião de feedback com a equipe? É por meio dessa análise constante que você vai determinar o que precisa ser feito agora e o que pode esperar.

Aprendizado – Em muitos casos, o rendimento está baixo porque você não está familiarizado com certa atividade. Por exemplo, se não sabe usar o Excel, vai levar muito tempo para fazer uma planilha. Quando se prepara bem para executar uma atividade, você está fazendo o que chamamos de “front-load”, ou seja, está trabalhando mais antes de começar, para ganhar tempo depois. Pense nisso da seguinte maneira: se gastar cinco horas para aprender Excel hoje, quantas horas vai economizar preparando as planilhas no futuro?

Pausas – Fazer pausas regulares é uma forma contraintuitiva de melhorar seu rendimento. Como nosso cérebro só consegue se manter concentrado por intervalos reduzidos de tempo, isso ajuda na preparação para alcançar o máximo de foco no próximo período. Nessas pausas, afaste-se do computador. Assim, você também reduz o cansaço na vista e diminui as chances de problemas de visão e dores de cabeça.

Uso diário de solução digital – Existem plataformas virtuais que promovem o gerenciamento e a otimização da produtividade. Estão disponíveis vários recursos relacionados às dicas que vimos: prioridades, metas, prazos, tarefas, como a plataforma Neotriad. Com esta aplicação em um software, é possível economizar diariamente horas reais de trabalho, por meio da execução focada de suas atividades.